個人情報の取扱いについて

弊社はご本人様の個人情報を管理するにあたっては細心の注意を払い、以下に掲げた通りに取扱います。

事業者の名称・住所・代表者
株式会社東通メディア
〒104-0032　東京都中央区八丁堀4-8-2いちご桜橋ビル8F
代表取締役会長兼社長　川合　孝

1. 個人情報保護管理者について

弊社は、次の者を個人情報保護管理者に任命し、ご本人様の個人情報を適切かつ安全に管理し、外部からの不正アクセス、紛失、破壊、改ざん、漏えい等を予防及び是正するための対策を講じています。

個人情報保護管理者：経営管理部 本部長
連絡先　03-3523-2271

2. 保有個人データについて

弊社では、ご本人様から求められる利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止（以下、開示等という）の求めのすべてに応じることができる権限を有する個人情報を保有個人データとしてご本人様からの求めに対して遅滞なく対応いたします。

3. 個人情報の利用目的について

弊社は取得した個人情報を以下の目的で利用いたします。
＜保有個人データの利用目的＞
・ 運営しているフランチャイズ店舗の商品配送
・ 店舗サービスをご案内するためのＤＭ発送
・ 従業者の人事・労務・健康管理
・ 採用応募者向けに当社社員並びに業務内容を紹介するため
・ 採用応募者の採用選考及び面接日時のご連絡のため

＜保有個人データではない個人情報の利用目的＞
・ お客様より委託された広告の作成
・ お客様より委託されたＤＭ発送代行業務を遂行するため
・ 受託したアフター・コミュニケーション・コール業務を遂行するため

4. アフター・コミュニケーション・コール業務における通話の録音について

弊社のアフター・コミュニケーション・コールにて実施するコールセンター業務にて、お客様との通話を録音させていただく場合があります。録音する際に録音内容の利用目的について個別の通知や案内をしている場合には、それに従って利用いたします。個別の通知や案内をしていない場合には、「お客様対応の品質向上及びお客様との通話内容確認」に利用させていただきます。また、取得する際に、ご本人から何らかのご依頼を承っている場合には、「そのご依頼を実施するために必要な範囲内のご連絡」に利用させていただきます。

5. 個人情報の提供について

弊社は以下の場合を除いて、第三者に個人情報を提供することはございません。
・ご本人様からの同意を得ている場合
・法令等により要求された場合
・弊社業務委託先に業務を委託する場合。この際には次項の「個人情報の委託について」に従います。

6. 個人情報の委託について

弊社は事業運営上、ご本人様により良いサービスを提供するために業務の一部を外部に委託しております。その際、業務委託先に個人情報を委託することがあります。この場合、弊社は、個人情報を適切に保護できる管理体制を敷き実行していることを条件として委託先を厳選したうえで、契約等において個人情報の適正管理・機密保持などによりご本人様の個人情報の漏洩防止に必要な事項を取決め、適切な管理を実施させます。

7. 保有個人データ又は第三者提供記録の開示等について

弊社は、保有個人データ又は第三者提供記録についてご本人様から開示等のお申出があった場合、ご本人様の本人確認をおこなった後、合理的な範囲で開示等をいたします。ただし、他のご本人様の生命・身体・財産その他の利益を害するおそれのある場合、または当社の業務遂行に著しく支障をきたすと判断したときは、この限りではありません。また、法令等に定めのある場合は当該法令に基づいて適切な対応をいたします。

8. 保有個人データの安全管理のために講じた措置について

弊社は、ご本人の個人情報等の漏えい、滅失又はき損の防止のため、適切な安全管理のための措置を実施します。具体的な安全管理措置は以下のとおりです。

(1) 組織的安全管理措置
個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取扱う従業者及び当該従業者が取扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しております。なお、取扱状況について、定期的に自己点検及び内部監査を実施し、規定に抵触する事項を把握したときには、その改善を行うこととしております。
(2) 人的安全管理措置
個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者と個人データの機密保持契約を締結し、その役割と責任等を明確化及び定期的な教育を実施しております。
(3) 技術的安全管理措置
個人データを取扱うことのできる機器及び取扱う従業員を明確化し、個人データを取扱う機器には不正なソフトウェア、ウイルス等への対策ソフトを導入し、定期的に不正アクセス等がないことを確認しております。また個人データを含む情報を取扱う場合に、当該情報へのパスワード設定やアクセス権限設定等の措置による漏えい、滅失又はき損を防止します。
(4) 物理的安全管理措置
個人データを取扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うことで、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しております。また、個人データを取扱うことができる機器を限定するとともに利用エリアを限定しています。事業所内の移動を含め、可搬媒体にて持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施しております。個人データの削除及び機器、電子媒体等の廃棄を行うに当たっては、復元不可能な手段を採用し破棄しております。

9. 本人確認について

弊社では、ご本人またはご本人の代理人からの請求であることを確認させていただくため、所定の手続きにしたがった申請書類をご提出いただきます。ご郵送いただく際は、併せて下記の書類をご同封ください。

＜本人確認＞
（１）ご本人様から既に提供を受けている住所に、要求のあった事項の確認文書を郵送しその内容で良いか確認の署名後に、住民票を添えて返送して頂く。
（２）ご本人様から既に提供を受けている電話番号にかけ直して、本人を確認する。
（３）ご本人様から既に提供を受けているメールアドレスにメールを送信し、そのメールに返信
して頂くことで本人であることを確認する。

＜法定代理人確認＞
・窓口に来社して請求
＞運転免許証等法定代理人本人であることが確認できる書類
＞戸籍謄本等法定代理人の資格を証明する書類（３０日以内に作成されたものに限ります。なお，コピーは認められません。）

・郵送等での請求
＞運転免許証等法定代理人本人であることが確認できる書類のコピー
＞住民票の写し等（３０日以内に作成されたものに限ります。なお，コピーは認められません。）
＞戸籍謄本等法定代理人の資格を証明する書類（３０日以内に作成されたものに限ります。なお，コピーは認められません。）

＜代理人確認＞
・窓口に来社して請求
＞委任状
＞運転免許証等法定代理人本人であることが確認できる書類

・郵送等での請求
＞委任状
＞住民票の写し等（３０日以内に作成されたものに限ります。なお，コピーは認められません。）
＞運転免許証等法定代理人本人であることが確認できる書類

10. 開示等の求めに応じる手続きについて

弊社では、本人確認を行なった後、ご本人様に対して「個人情報開示等請求書」を郵送させていただきます。ご本人様より「個人情報開示等請求書」を返送いただきましたら、速やかに開示等に対して遅滞なく回答させていただきます。回答方法は、電話による回答又は請求内容への回答を文書でご郵送させていただきます。
開示等の請求にあたり、弊社では手数料の徴収はいたしません。

なお、個人情報に関する苦情及び相談、開示等についての弊社問合わせ先は、次の通りです。

株式会社東通メディア
個人情報に関する苦情及び相談窓口
住所 〒104-0032　東京都中央区八丁堀4-8-2いちご桜橋ビル8F
TEL: 03-3523-2271
メールアドレス：info@totsumedia.jp